Die igumbi online Hotelsoftware bietet Schnittstellen zu ausgewählten externen Partnersystemen, um Ihre Arbeitsabläufe einfacher, effizienter und kontaktloser zu machen. Die Publikation der dynamischen Levelpreise wird damit automatisiert. Unser Ziel ist es, dass Sie mit der igumbi Hotelsoftware mit wenig Aufwand Ihren Umsatz spürbar steigern können und Iher Arbeitsabläufe automatisieren können.
Was ist eine Schnittstelle zu Booking.com und anderen Buchungsportalen: Hotel-Channel-Management-Systeme
Hotel Channel-Management-Systeme sind online-Tools, welche die Wartung der Buchungsportale (OTAs/ Kanäle wie Booking.com, HRS, Venere, Expedia, Agoda, Feratel Freimeldungen und viele mehr) zentralisieren und durch standardisierte XML-Schnittstellen automatisieren.
Wie bleiben Verfügbarkeiten und Preise über alle Portale synchron?
igumbi verfügt über Zwei-Weg-Schnittstellen, um Ihre tagesaktuellen dynamischen Levelpreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit (Freimeldungen, online Kontingente) über die Channel-Manager-Software an die Buchungsportale zu publizieren.
Das Channel-Management System wird in 5-Minuten-Intervallen von der igumbi Hotelsoftware (die Channel-Manager nennen die Hotelsoftware auch PMS, Property Management System) abgefragt, ob neue Buchungen, Änderungen oder Stornierungen aus den Buchungsportalen vorliegen. Neue Reservierungen und Änderungen werden automatisch in die online igumbi Hotelsoftware eingelesen. Die Stornierungen werden markiert und die Zimmerzuteilung wird entfernt. Damit sind die Zimmer unmittelbar nach einem Storno-Eingang wieder in den Buchungsportalen und auf Ihrer Website zum Buchen verfügbar, die Reservierungen stehen noch zur Verfügung um etwaige Stornogebühren zu verrechnen.
Durch die automatische Zuteilung der Zimmernummern beim Buchungsimport, im Zusammenspiel mit der internen Revenue-Management Nesting-Logik, ergeben sich dynamische Hotelpreise. Diese sind Levelpreise, die je nach Auslastung des Ankunftstages steigen oder fallen. Ein Preissprung kann nach jedem Einlesen einer neuen Buchung oder einer Stornierung passieren. Dies ist die Methode von igumbi, durch häufige Preisupdates die Umsätze systematisch zu steigern.
Die Preisänderungen werden automatisch (ohne extra eine Preis-Synchronisierung anzustoßen) an das Channel-Management-System und in Folge an die externen Buchungsplattformen weitergeleitet. Wichtig ist das beim Ändern der Preise die Relationen der Preise aller Zimmerkategorien und Belegungsoptionen in sich schlüssig sind. Durch die Levelpreislogik werden diese zusammengehalten.
Sie haben damit stets aktuelle Verfügbarkeiten und marktkonforme Preise in den angeschlossenen Buchungsportalen.
Die Channel-Manager-Schnittstelle kann auch für die Freimeldungen, die Sie an den lokalen Tourismusverband (z.B. Feratel-System) schicken, verwendet werden.
Welche Channel-Manager sind angebunden – und worin unterscheiden sie sich?
- Hotel-Spider: Ein robuster Schweizer Channel-Manager mit mehr als 80 angebundenen Buchungsportalen. Sehr gute Nachvollziehbarkeit der Änderungen(Preise und Verfügbarkeiten, Bucungsregeln). Preisableitungen (z.B. Aufschläge für die Buchungsportale, Frühstück extra) und Buchungsregeln (Minimum-Aufenthalt, Anreise nur samstags) sind einfach zu implementieren. Multiple Standorte (Listings in den Portalen) können in einer Instanz dargestellt werden
- Seekda(vormals Kognitiv): Ein österreichischer Channel-Manager-Anbieter aus Innsbruck. Diese Lösung ist auch in einigen Themen- und Regionalportalen als Buchungssystem im Einsatz. Urlaub am Bauernhof verwendet auch Kognitiv. Kognitiv kann gut Pauschalen (mit Kinderpreisen) und komplexe touristische Produkte darstellen. Außerdem bietet Kognitiv die Möglichkeit bezahlte Werbung in Metasuchmaschinen wie Google, Skyscanner, Tripadvisor, Trivago oder Kayak zu schalten.
- SiteMinder: Ein ursprünglich aus Australien kommender Channel-Manager. Dieser Channelmanager besticht durch die kompakte Konfiguration, die wenig Raum für Fehlkonfiguration lässt.
Wie läuft die Anbindung des Channel-Managers an igumbi ab?
Die Anbindung des Channel-Managers an die Hotelsoftware erfolgt in mehreren Stufen. Es sollten die dynamischen Levelpreise in igumbi angelegt und alle Buchungen erfasst sein ehe die Anbindung beginnt. Mit den dynamischen Levelpreisen erhöhen Sie Ihren Umsatz und Ihre Auslastung.
Online Buchungstool/ IBE/ Website Reservierungssystem
igumbi hat ein integriertes online Buchungssystem/ Buchungstool/ IBE für Ihre Website. Dieses wird einfach in die Vorlage Ihrer Website mittels weniger Zeilen Javascript eingebaut.
Wie integriere ich das Buchungstool in WordPress, Joomla oder eine HTML-Site?
Für Joomla Websites gibt es ein Modul für das Hotelbuchungssystem und für WordPress Seiten das Buchungssystem Plugin.
Integration von Analytics im igumbi Buchungstool
Das online Buchungstool kann auch Tracking Events an Ihren eigenen Google Analytics Account schicken. Damit können Sie auf Ihrer Webseite Conversion Tracking mit Hilfe eines Sales-Funnels aufsetzen. So wissen Sie welche Suchbegriffe oder Online-Anzeigen (Google-Ads Schaltungen) tatsächlich zu Buchungen geführt haben. Das hilft Ihnen Ihr Online Werbebudget zu schonen und Sie erhalten wertvolles Feedback.
Welche Schließ- und Zutrittssysteme unterstützt die igumbi Hotelsoftware?
Sie suchen ein schlüsselloses Zutrittssystem, damit Ihre Gäste ohne Rezeption kontaktlos einchecken können?
Um die Programmierung der Zutrittberechtigungen für Ihre Gäste aus igumbi vorzunehmen, haben wir Flexipass, Nuki, Digibox und Comydo angebunden.
Flexipass
Mit Flexipass wird bei klassischen Hotel Schließsystemen wie Assa Abloy, Salto, Dormakaba eine Komponente auf der Steuerungseinheit des Schliesssystems installiert. Diese Komponente kommuniziert mit den Flexipass-Servern. Aus igumbi schicken Sie per API die Zutrittsberechtigungen an Flexipass und bekommen den Zutrittscode zurück. Dieser Zutrittscode wird mit einem Vorlagen-E-Mail an Ihre Gäste geschickt.
Die Gäste laden die Flexipass App (iOS & Android) auf Ihr Smartphone herunter und geben den Zutrittscode ein. Mit der Flexipass App kann das Schloss schlüssellos via BLE (Bluetooth Low Energy) aufgespert werden.
Nuki Smart Lock: Smartphone Zutrittssystem
Mit dem Smartphone Zutrittssystem von Nuki kann bei bestehenden Schlössern über den Zylinder das Nuki Motor Schloss angebracht werden. Die Tür kann dann per Smartphone oder Keypad geöffnet werden. Das Einprogrammieren der Zutrittsberechtigungen erfolgt über die Nuki API Schnittstelle und erspart die repetitive Eingabe der Daten für neue Gäste.
Digibox
Die Digibox ist eine Lösung die über igumbi programmiert werden kann. Die Codes für die Digibox-Positionen werden per API an die Digibox Server übergeben und die Gäste bekommen einen Zutrittscode per E-Mail zugeschickt. Die Digibox ist ein Schlüsselkasten, der an der Haus Fassade montiert wird. Der Gast gibt den Zutrittscode ein und kann den Schlüssel/ Zutrittskarte oder FOB entnehmen.
Loxone
Über Loxone lassen sich auch die Keycodes für Schlösser von Nuki, Tedee, Hörmann, Schüco über den Miniserver einprogrammieren. Der Miniserver ist meist fix verkabelt (vs WLAN) und hat geringe Latenz beim Einspielen der der Zutrittscodes.
Meldeschein/ Gästeblatt - Gast füllt selbst aus und Übertragung an den Gemeindeserver
Sie erfassen und drucken Ihre Gästeblätter in der igumbi Hotelsoftware als PDF aus und die Daten werden an Ihre Gemeinde mithilfe der XML-Schnittstelle per Knopfdruck übermittelt. Im Zusammenspiel mit dem Automailer des Priority Check-in können Sie den Aufwand, den Sie mit dem Einholen der Gästedaten sonst an der Rezeption haben, an Ihre Gäste delegieren.
Welche sind die angebundenen Gemeinde-/Meldesysteme?
Die Meldeschein/ Gästeblattfunktion kann auch ohne Verbindung mit einem Gemeindeserver genutzt werden. Dabei werden die Daten der Gäste vorab in igumbi gespeichert und Sie können die Meldescheine per Button-Klick an den Gemeindeserver übermitteln.
An diese angeschlossene Meldeschein-/ Gästeblatt-/ Meldeblatt-Systeme können die Gästeblätter per XML-Schnittstelle übermittelt werden:
- Feratel Meldeclient (meldeclient.feratel.at)
- AVS Tourismus Systeme: AVS Meldeschein (meldeschein.avs.de)
- e-gaesteblatt.at von Comm-Unity (ghd.finanzstatistik.at)
- TCA (Touristic Center Austria, secure.sw-tech.net)
- Thaler-EDV (thaleredv.at)
- Cardxperts (cardxperts.com)
Können Gäste das Gästeblatt/Meldeschein auch selbast ausfüllen?
Sie haben die Möglichkeit, mit dem Priority Check-In, den Gästen vor der Ankunft automatisch ein E-Mail zu einem online Erfassungsformular zu schicken. Der Gast kann die Daten selbst ausfüllen und den digitalen Meldeschein auf seinem eigenem Gerät unterschreiben. Die Meldeschein-Daten werden in igumbi gespeichert und können an den Gemeindeserver per XML-Schnittstelle übermittelt werden.
Bewertungsystem ReviewPro
Wenn Sie Ihre Bewertungen aktiv steuern wollen und selbst Bewertungsfragebogen an Ihre Gäste schicken wollen, so haben wir ReviewPro angebunden. Damit können Sie eigene Bewertungsfragebögen erstellen und auswerten, die Bewertungen der Portale verfolgen und Trends Analysieren und Ihre Mitbewerber boebachten.
Aus igumbi wird täglich ein Export der abreisenden Gästen an ReviewPro übergeben. Aus ReviewPro findet dann der Fragebogenversand per E-Mail statt.
Excel-Downloads: Rechnungsdaten, Reservierungen, Gästedaten, Preisliste
In der igumbi Hotelsoftware gibt es die Möglichkeit Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten als Excel-Datei herunterzuladen und lokal am Computer zu analysieren oder an Ihre Buchhaltung/ Ihren Steuerberater weiterzugeben. Es gibt folgende Reiter im Excel-Download: Rechnungen, Zahlungen und Leistungszeilen der Rechnungen.
Die Preise/ Produkte können auch heruntergeladen werden. Das ist praktisch, um per Excel-Filterfunktion die Preise im Preisschema auf Vollständigkeit zu überprüfen.
Welche Datenexporte gibt es für Buchhaltung/ Steuerberater & Reporting?
DATEV Buchhaltungs/ Finanzbuchhaltung Export/ Schnittstelle:. Die EXTF.csv DATEV Dateien können für Rechnungen und Gutschriften (Rechnungsstorno) aus der Hotelsoftware exportiert werden. Dafür müssen die Erlöskonten eingepflegt sein. Es gibt auch eine sehr abgespeckte DATEV-Export Variante, die auch die erfassten Zahlungen gegen die Rechnung im Export enthält.
Die Excel-Export-Datei mit den Rechnungsdaten beinhaltet drei Tabellen: Rechnungen, Rechnungszeilen und Zahlungen. Es kann ein Ab-Datum bei den Hotelstammdaten gesetzt werden. Damit werden nur mehr die neueren Datensätze exportiert.
Für die Buchaltungssoftware BMD, die von einigen Steuerberatern im Einsatz ist, gibt es einen Export, der für den CSV Import der Daten optimiert ist. Diese besteht aus zwei Tabellen: Rechnungsdaten (eigentlich die Leistungszeilen) und Zahlungsdaten.
